Google Apps og Google Drev

Google Apps er en samling Google applikationer, som gør det muligt for flere personer at deltage i fælles online anvendelse og produktion af materiale, som f.eks. dokumenter med tekst og billeder, beregninger i regneark, produktion af slides/præsentationer og meget andet.  
Deltagerne får adgang til det fælles materiale over internettet via deres web-browser, som f.eks. Google Chrome. Andre browsere kan også anvendes. 

Dermed kan deltagerne skrive, tegne, kommentere og uploade samtidigt i de forskellige Google Apps, som f.eks. Google Drev (se mere nedenfor). Denne måde at arbejde sammen på omtales ofte som online kollaboration.

Hos Absalon er Google Drev, som bl.a. indeholder G-Docs (dokumenter), G-Sheets (regneark) og G-Slides (præsentationer), en central del studiemiljøet. Men generelt kan betegnelsen "Google Apps" også refere til andre Google applikationer og løsninger, som f.eks. Gmail, Youtube, Hangout (virtuelle møder, som Microsofts Skype), og mange andre.

Nedenstående vejledninger handler om Absalon-studerendes anvendelse af Google Drev.

Automatisk bruger-oprettelse i Absalons Google Drev


Som institution har Absalon en aftale med Google om, at studerende og ansatte kan anvende Google Apps via Google Education, som er en samlet løsning, som Google har designed særligt til undervisningsbrug.

I forlængelse af denne aftale, opretter Absalon Digital (Absalons IT-afdeling) en Google konto til studerende og medarbejdere, samtidigt med at de oprettes i Absalons øvrige systemer, når de starter hos Absalon.

Login til Google Drev

Studerende og medarbejdere skal derfor anvende deres Absalon e-mail og password, når de logger på Google Drev med deres Absalon Google konto. Dermed er dokumenter og materialer kun tilgængelige for studerende og medarbejdere hos Absalon. 

Back-up of important Google documents

Den særlige Google Drev opsætning hos Absalon betyder også, at dokumenter og materialer, som opbevares i Absalons Google Drev løsning, automatisk bliver slettet 365 dage efter, at en studerende, eller en medarbejder, stopper hos Absalon. 

Hvis man derfor ønsker at bevare f.eks. dokumenter i længere tid, skal man sørge for også at opbevare en kopi af dokumenterne et andet sted. Det kan f.eks. være på ens personlige Google konto, hvor der ikke er en sådan restriktion (se nedenfor, hvordan man skifter mellem Google konti).

Hvor finder jeg mit Absalon Google Drev?

Når Absalon Digital har oprettet den tuderende i Absalons Google Drev løsning (se ovenfor), kan vedkoomende gå til Absalons Google Drev via Google siden http://www.google.dk. Det er den samme side, som man også anvender, når man vil "Google" noget:

Fra denne side kan man gå til Absalons Google Drev via den automatisk oprettede Absalon Google konto (se ovenfor), på samme måde, som man går til sine øvrige Google konti

Det sker via ikonet med de 9 små kvadrater, som kan findes øverst til højre på siden (se den røde cirkel i billedet ovenfor). Hvis man trykker på dette ikon, kommer denne pop-up frem:

Her trykker man på ikonet for Google Drev, som her blot hedder "Drev" (se den røde cirkel i pop-up ovenfor). Gør man det, kommer kommer en ny pop-up, hvorfra man kan logge på Absalons Google Drev, med Absalon e-mail og Password

Dermed kommer denne Absalon Google Drev side frem, hvor Absalons logo vises med røde bogstaver øverst til venstre på siden:

Hvordan skifter jeg mellem flere Google konti?

Hvis man i forvejen er logget på Google Drev med f.eks. en privat Google konto, lander man på nedenstående side, når man går til Google Drev, som beskrevet ovenfor.

Her kan man så skifte til den automatisk oprettede Absalon Google konto ved at trykker på sit profilbillede øverst til højre på siden (se , pil "1." i billede herunder). Gør man det, fremkommer en pop-up, som viser alle ens Google konti. Her vælger man så sin Absalon Google konto, som vises med ens Absalon e-mail (se pil "2." i billede herunder):

Adgang til Google Drev via Fronter

Som studerende kan man, efter at man er blevet oprettet i Absalons systemer, gå til Absalons Google Drev løsning via Fronter. Her ligger der et link til Google Drev under "Personlige værktøjer" i Fronters top-menu (se rød pil og cirkel i billede herunder).

Hvis fanen "Personlige værktøjer" ikke er foldet ud i Fronter, foldes den ud ved at trykke på linket Personlige værktøjer øverst på Fronter siden:

Herfter skal man igennem samme procedure, som beskrevet overfor, da Absalon ikke har mulighed for "Single Signon" mellem Fronter og Google Drev.

Hvordan starter jeg et nyt dokument i Google Drev?

Man opretter et nyt dokument i Google Drev, ved at trykke på det blå ikon: "Ny" i øverste venstre hjørne af Google Drev, hvorved en pop-down med muligheder fremkommer under ikonet:

Her vælger man Google Docs hvis man ønsker at åbne et dokument til primær skriftligt fremstilling, Google Sheets, hvis man f.eks. ønsker at foretage beregninger, eller Google Slides, hvis man ønsker at producere slides til præsentationer.

Hvordan deler man Google dokumenter?

Når man har åbnet et Google dokument, deles dokumentet automatisk med de personer, som har adgang til den folder, som man åbner dokumentet i. 

Man kan give flere personer adgang til et dokument på Google Drev ved at højre-klikke på dokumentet i arkivet. Via en pop-down kan trykke på funktionen "Del" (se den røde cirkel):

Derefter angiver man Absalon e-mail adresser på de personer, som man vil dele dokumentet med, og trykker "Udfør" i den nedenstående pop-up:

Man kan også dele dokumentet med andre personer med et link, som man f.eks. kan sende med en e-mail, eller udveksle via en chat-besked, ved at trykke på linket "Avanceret"  i ovenstående pop-up.

Flyt dokumenter på Google Drev

Vejledning følger.